Consulta al Seniat: Facturas con datos Erróneos y Abreviatura

Queremos aprovechar este espacio para compartir con Uds. algunas consultas que han recibido respuestas del departamento jurídico del Seniat y que, probablemente, coincida con alguna duda algunas vez enfrentada por el resto de Uds. o los representantes de su empresa.

El primer caso es un oficio “…mediante la cual solicita el pronunciamiento de esta Gerencia General en cuanto a las siguientes interrogantes":

1. Si bien no existe ninguna norma expresa donde se refiera que los contribuyentes puedan exigir los documentos respectivos a los adquirentes de los bienes, y existiendo la posibilidad que estos suministren o proporcionen datos erróneos, ¿el contribuyente sería sancionado?
2. ¿Qué otro efecto puede tener el contribuyente al colocar datos erróneos al llenar y emitir la factura que se deba entregar al adquirente del bien?
3. ¿Cómo procedería la sustitución de factura referida en el artículo 58 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado aunque los datos aportados sean erróneos?
4. ¿Es legal la realización de abreviaciones de la información que deben tener las facturas por parte de la Imprenta Autorizada?
5. ¿Es posible realizar abreviaciones al llenar la factura y en los datos del adquirente del bien cuando estos no caben en los respectivos campos o espacios?…”

Luego de observar las interrogantes expuestas en su escrito consultivo, esta Gerencia General de Servicios Jurídicos, procede a emitir su pronunciamiento en los términos siguientes:

Nuestra legislación ha dotado al cumplimiento de las obligaciones relacionadas con las facturas del Impuesto al Valor Agregado, de una serie de atributos para el control de la Administración, en razón de la naturaleza que reviste dicho impuesto, sin perjuicio que éstas puedan ser declaradas falsas o no fidedignas, en los términos que señala la Ley y su Reglamento.

La Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado [1] dispone en primer lugar en su artículo 54, la obligatoriedad de emitir facturas como documentos que soporten las operaciones realizadas por los contribuyentes del impuesto in comento.

• “Artículo 54: Los contribuyentes a que se refiere el artículo 5 de esta Ley, están obligados a emitir facturas por sus ventas, por la prestación de servicios y por las demás operaciones gravadas. En ellas deberá indicarse en partida separada el impuesto que autoriza esta Ley. (…)”

De igual manera, el artículo 57 de la Ley “supra” identificada dispone expresamente que la Administración Tributaria dictará las normas en que se establezcan los requisitos, formalidades y especificaciones que deben cumplirse en la impresión y emisión de las facturas y demás documentos; a saber:
“Artículo 57: La Administración Tributaria dictará las normas en las que se establezcan los requisitos, formalidades y especificaciones que deben cumplirse en la impresión y emisión de las facturas y demás documentos que se generen conforme a lo previsto en esta
Ley.
En todo caso, la factura o documento de que se trate deberá contener como mínimo los requisitos que se enumeran a continuación: ... (Omissis)…
5.- Nombre completo del adquirente del bien o receptor del servicio, número de inscripción en el Registro de Información Fiscal (RIF) y Número de Identificación Tributaria (NIT), en caso de poseer este último. …(Omissis)…
El incumplimiento de cualquiera de los requisitos precedentes ocasionará que el impuesto incluido en el documento no genere crédito fiscal…” (Resaltado de la Gerencia).

Por su parte, el Reglamento General de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado, señala en su artículo 63, que el Ministerio de Hacienda hoy Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, dictará las normas que establezcan los requisitos, formalidades y especificaciones técnicas que deban cumplirse en la impresión y emisión de las facturas, en los documentos equivalentes que la sustituyan, en las órdenes de entrega o guías de despacho, y en las notas de crédito o débito.
En desarrollo de la norma anterior, se dictó la Resolución Nº 320 contentiva de las “Disposiciones Relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y otros Documentos”. En ésta disposición, se establece el deber de los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado y sus responsables, de emitir las facturas y demás documentos en cumplimiento a las disposiciones contenidas en ella; así como, los requisitos que deben tener estos documentos, al efecto:
“Artículo 2: Los documentos a que hace referencia el artículo anterior deben emitirse cumpliendo y llenando los siguientes requisitos: … (Omissis)…
f) Nombre completo y domicilio fiscal del vendedor o prestador del servicio, en caso de que se trate de una persona natural.

g) Denominación o razón social del emisor y su domicilio fiscal en caso de que se trate de una persona jurídica o comunidad, sociedad de hecho o irregular, consorcio u otro ente jurídico o económico, público o privado.
h) Número de Registro de Información Fiscal (RIF) y Número de Identificación Tributaria (NIT), en caso de poseerlo.
l) Nombre completo y domicilio fiscal del adquirente del bien o receptor del servicio, si se trata de una persona natural.
m) Denominación o razón social y domicilio fiscal del adquirente del bien o receptor del servicio, en los casos de que se trate de una persona jurídica, sociedad de hecho o irregular, comunidad y demás entes económicos o jurídicos, públicos o privados.
n) Número de Registro de Información Fiscal (RIF) y Número de Identificación Tributaria (NIT), en caso de poseerlo…” (Resaltado de la Gerencia) Ahora bien, en respuesta a las preguntas efectuadas por el contribuyente que se transcriben a continuación, en razón de la normativa anteriormente citada, esta Gerencia observa lo siguiente:
1.- Si bien no existe ninguna norma expresa donde se refiera que los contribuyentes puedan exigir los documentos respectivos a los adquirientes de los bienes, y existiendo la posibilidad que estos suministren o proporcionen datos erróneos, ¿el contribuyente sería sancionado?
2.- ¿Qué otro efecto puede tener el contribuyente al colocar datos erróneos al llenar y emitir la factura que se deba entregar al adquiriente del bien?
3.- ¿Cómo procedería la sustitución de factura referida en el artículo 58 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado aunque los datos aportados sean erróneos?
Es importante precisar, que el control fiscal ejercido por la Administración Tributaria como órgano recaudador de tributos por parte del Estado, reviste una importancia vital, debido a que su eficiencia y eficacia, influyen en la garantía de los ingresos del Estado.

El control fiscal, en consecuencia, está constituido por los mecanismos legales, técnicos y administrativos que utiliza el Estado para velar por el fiel cumplimiento de las normas; para ello, el crear una serie de instrumentos de control, ha sido y deberá ser siempre una de las principales estrategias en las cuales debe enfocarse la administración para ejercer ese control fiscal. En este sentido, conviene tener presente que “el control fiscal es una actividad administrativa destinada a asegurar el cumplimiento de los deberes formales y las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes”

Ahora bien, de acuerdo con los hechos que expresa su representada en su escrito consultivo, estamos en presencia del cumplimiento de deberes formales contemplados en el artículo 145 del Código Orgánico Tributario, La Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado, su Reglamento y la Resolución Nº 320; cuyo desconocimiento acarrearía como consecuencia la aplicación de las sanciones contempladas en el Código mencionado; así como, la no deducibilidad del crédito fiscal soportado por el adquirente del bien o receptor del servicio, tal y como lo
consagra el artículo 57 supra mencionado, en concordancia con el artículo 30 de la Ley y Parágrafo Primero del artículo 2 de la Resolución N° 320.

Tanto la Ley que rige la materia como la Resolución Nº 320, dentro de los requisitos que exigen para la facturación se encuentra el colocar el Nombre completo del adquirente del bien o receptor del servicio; condición esta, que debe ser cumplida por el contribuyente usuario de los documentos al momento de emitir los mismos; pues permite a la Administración Tributaria, a efectos del control fiscal, conocer quienes son los sujetos involucrados en la operación, el monto de la operación, y a quien corresponde declarar el débito fiscal y a quien soportarlo. En razón de ello, los contribuyentes deberán solicitar a sus clientes, adquirentes de bienes o servicios que le suministren los datos para su identificación, con el fin de dar cumplimiento a las normas tributarias, específicamente, la emisión de facturas y demás documentos.

No obstante a lo anteriormente expuesto, esta Gerencia General aclara que el suministro de la información correspondiente a la identificación del adquirente del bien o servicio, para la emisión de la factura y demás documentos, corresponde al cliente, quien de ser contribuyente ordinario del tributo deberá dar la información correcta para el disfrute del crédito fiscal por él soportado; y en el caso de clientes consumidores finales, aun cuando no podrán deducir el crédito fiscal, estarían igualmente obligados a suministrar la información correcta en cumplimiento de las
exigencias legales, mas aún, ante alguna eventual restitución, reclamo o exigencia del bien entregado o del servicio prestado.

Por consiguiente, si se evidencia a través de los procedimientos desplegados por la Administración Tributaria, que los datos contenidos en las facturas, relativos a la identificación del adquirente del bien o servicio son falsos, le corresponderá a su representada desvirtuar el hecho de que los datos erróneos colocados en la facturación son imputables a sus clientes, pero ello no sería calificado como un incumplimiento de un deber formal conforme a lo establecido en el artículo 101 del Código Orgánico Tributario; situación contraria, de evidenciarse, que los datos
erróneos corresponden, a maniobras utilizadas por el contribuyente con el fin de evitar las sanciones que correspondan, por no haber sido llenados esos datos al momento de la emisión del documento.

Por otra parte, considera oportuno esta Gerencia, hacer del conocimiento del sujeto pasivo, que la Resolución Nº 320, específicamente el Capitulo VII, establece la posibilidad de sustituir la emisión de facturas por el uso de máquinas fiscales que generan comprobantes fiscales, en los casos de ventas o prestaciones de servicios a consumidores finales no contribuyentes ordinarios del impuesto; no existiendo la obligación por parte del vendedor o prestador del servicio de exigir los datos relativos a la identificación del adquirente del bien o servicio.

En este orden de ideas, en el caso concreto de errores cometidos en la emisión de las facturas, cabe destacar que es una situación formal relacionada con el control fiscal y el control interno del propio contribuyente ordinario, por lo que en ausencia de una norma expresa contenida en la legislación del impuesto al valor agregado, que regule tal situación, se requiere emplear el procedimiento de la analogía contemplado en el artículo 7 del Código Orgánico Tributario, con normas de carácter similar contenidas en la propia Ley de Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento General, las cuales se encuentran contenidas en el artículo 58 y el artículo 11,
respectivamente, al expresar lo siguiente:

“Artículo 58. Cuando con posterioridad a la facturación se produjeren devoluciones de bienes muebles, envases, depósitos, o se dejen sin efectos operaciones efectuadas, los contribuyentes
vendedores y prestadores de servicios deberán expedir nuevas facturas o emitir notas de crédito o débito modificadoras de las facturas originalmente emitidas. Los contribuyentes quedan obligados a conservar en todo caso, a disposición de las autoridades fiscales, las facturas sustituidas. Las referidas notas deberán cumplir con los mismos requisitos y formalidades de las facturas establecidas en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias.”

“Artículo 11. El cambio o devolución al vendedor de bienes, mercancías o productos adquiridos, efectuado en razón de encontrarse éstos en mal estado, con el plazo para su consumo vencido, por estar averiados, por no coincidir en calidad o características a los realmente adquiridos, u otras causas, no constituirá una nueva venta, sino que dará lugar a la emisión de nuevas facturas sustitutivas de las anteriormente emitidas, las cuales quedarán anuladas (...)

(...) Cuando se emitan facturas sustitutivas, se deberá consignar en el Libro de Ventas, en la misma columna donde se registró el monto de la factura anulada, el correspondiente monto de la
factura sustitutiva, registrándose asimismo como cantidad por sustraer, el de la factura anulada.” (Resaltado de la Gerencia)

Según las normas antes transcritas, se infiere que efectivamente existe un procedimiento para proceder a la sustitución de facturas en los términos que señalan las normas citadas supra, a los fines de no incurrir en las sanciones que prevé el Código Orgánico Tributario, y hacer que el tenedor de la factura o documento pueda aprovechar los créditos fiscales válidamente generados. El procedimiento establecido para poder realizar facturas sustitutivas, por aplicación
analógica, será el mismo establecido en los transcritos artículos 58 de la Ley y 11 de su Reglamento. En este sentido, cuando se efectúe la emisión de nuevas facturas sustitutivas, la factura anterior quedará anulada, y el monto de la nueva factura deberá ser registrado en el Libro de Ventas, en la misma columna donde se registró el monto de la factura anulada e igualmente, se registrará el monto de la factura anulada como cantidad por sustraer.

Dentro de este marco, colige esta Gerencia, que su representada, vendedor de bienes o prestador de servicios, deberá cumplir con el procedimiento de emisión de facturas y demás documentos; de registro y sustitución de las facturas anuladas con lo cual se garantizará la documentación de la operación de sustitución practicada, la cual podrá ser verificada por la Administración Tributaria cuando ésta lo considere pertinente, en ejercicio del control fiscal.
Por último, señalamos que según el artículo 58 in fine de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, antes citado, los contribuyentes quedan obligados a conservar, en todo caso, las facturas sustituidas a disposición de las autoridades fiscales.

4.- ¿Es legal la realización de abreviaciones de la información que deben tener las facturas por parte de la imprenta autorizada?
5.- ¿Es posible realizar abreviaciones al llenar las facturas y en los datos del adquiriente del bien cuando estos no caben en los respectivos campos o espacios?”(Sic).

Tal y como se expresó con anterioridad, la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado; su Reglamento; y la Resolución Nº 320, dentro de los requisitos que exigen para la facturación está el indicar el Nombre completo del adquirente del bien o receptor del servicio, esto como un medio de control fiscal por parte de la Administración Tributaria. En consecuencia, el contribuyente deberá colocar todos los datos requeridos en las facturas, de manera tal que se pueda identificar al adquirente del bien o receptor del servicio sin realizar ningún tipo de abreviaturas.

De la misma forma, la información que debe ser impresa por la imprenta autorizada no deberá contener ningún tipo de abreviaturas, a los efectos de identificación del contribuyente y de la operación, pues los requisitos y formalidades exigidas en las normas tributarias se crearon como mecanismo de control a los fines de la determinación de la obligación tributaria, y de la certeza y exactitud de la información reflejados en los documentos, se garantiza la correcta determinación y declaración de los ingresos tributarios al Estado.